Kogu tõde Microsoft Office 365 kohta

 

 

Microsofti pilvepõhise teenuse Office 365 kaudu on võimalik rentida erinevaid teenuste ja tarkvarade pakette alates traditsioonilisest kontoritarkvarast kuni grupitöölahendusteni. Atea IT taristuteenuste osakonna müügikonsultant selgitab, miks on Office 365 parim lahendus igas suuruses
organisatsioonidele ja mida selle kohta kindlasti teadma peab.Office365logoOrange_Print

 

Traditsioonilist Microsoft Office’it teavad ja tunnevad kõik, kes vähegi arvutit kasutanud on. Uus Office 365 on ühelt poolt Office’i eelmiste versioonidega sarnane – see sisaldab endas teada-tuntud rakendusi Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, , OneDrive for Business, Yammer, Power BI ja palju muud. Teisalt on aga Office 365 oma olemuselt pilveteenus ehkvõrreldes nö offline Office’iga palju võimsam ning paindlikum.

 

Alati kättesaadav

Kes meist poleks reisil olles kokku puutunud olukorraga, kus mõnda dokumenti on kibekiiresti vaja redigeerida või edasi saata, kuid fail asub tööarvutis ja sellele pole ligipääsu. Või kes meist poleks tööl igatsenud koduarvutisse salvestatud faile, mis unusid mälupulgale kopeerida ja on seetõttu kättesaamatud. Või kes poleks kuulnud kellestki, kelle arvuti kõvaketas lõpetas töölepingu ja kõik failid läksid temaga koos pensionile.

Tänu Office 365-le ei pea selliste probleemidega enam mitte kunagi tegelema. Pilveteenus tähendab, et kõik failid ja kontoritööks vajalikud rakendused on alati kättesaadavad ega sõltu sellest, kus töötaja viibib või millist seadet ta kasutab – ainus tingimus on võrguühenduse olemasolu. Tänu sellele, et rakendused on veebipõhised, saab Wordi, Excelit, PowerPointi ja kõiki muid Office’i paketti kuuluvaid rakendusi kasutada brauseriga. Nii saab vajaliku töö kiiresti ära teha ka mobiiltelefoni või tahvelarvutiga. Kuna Office 365 tuuma moodustab tavaline Microsofti Exchange server (hetkeseisuga Exchange 2013), siis on ka e-kirjad alati ühe või paari kliki kaugusel – postkastiga saab ühendust nii brauseriga Outlook Web Accessi (OWA) kaudu kui ka Activesynciga (mobiilsete seadmete puhul). Arvestades, et Microsoft pakub ärikasutajatele postkasti mahuks 50 GB, siis ei pea vähemalt esialgu muretsema arhiveerimise pärast.

Oluline on ka teada, et Microsoft tagab oma pilveteenusele 99,9% uptime ehk see on põhimõtteliselt alati kättesaadav. See on saavutatud tänu mitmekordselt dubleeritud erinevates asukohtades paiknevatele serveritele. Kui üks server lõpetab mingil põhjusel töö, võtab teine server selle kohe üle ning lõppkasutaja saab endiselt oma andmetele ligi.

Parim koostöö
Hästi organiseeritud koostöö ja laitmatult toimiv sisekommunikatsioon on iga organisatsiooni edu alus. Pole vahet, millises valdkonnas ettevõte tegutseb, kolleegidega on vaja alati suhelda ja faile vahetada.

Microsoft on selle peale mõelnud ja lisanud Office 365 paketti ka SharePoint Online’i, mis võimaldab luua siseveebi, koostöösaidid, ühiskalendrid, hallata töövooge ja dokumente, otsida töötajaid ja dokumente, luua veebivorme jne. Nagu sellest veel vähe oleks, saavad töötajad dokumente ka üheaegselt kasutada ja mitte kellegi muudatused ei lähe kaduma. Olenemata ettevõtte suurusest või valdkonnast on koos töötamine SharePointi abil ja SharePointis ennenägematult lihtne – kasutaja logib Office 365 veebiteenusesse sisse ning kõik e-kirjad ja dokumendid ongi kohe kättesaadavad. Võin kinnitada, et spetsiaalseid IT-teadmisi pole vaja, sest Office 365 on eesti keeles ja intuitiivne. Ka dokumentide arhiveerimine on tänu Office 365-le väga lihtsaks tehtud. Enam ei pea faile kopeerima välisele kõvakettale, Dropboxi või ruumikitsikuses vaevlevasse serverisse, sest Microsoft on varustanud kõik Office 365 kliendid OneDrive for Business teenusega. Arhiveerimine ise on lihtsamast lihtsam – kontorirakendustes saab määrata vaikimisi salvestuskohaks OneDrive’i ning edaspidi on kõik tehtud ja pooleli tööd kenasti pilves. See on mugav, turvaline ja hoiab kokku nii aega kui ka kulusid.

 

Turvalisus
Öeldakse, et kõige turvalisem arvuti on see, mis on metallkastis maetud sügavale maa alla ning kus pole ei voolu ega võrguühendust. Tegelikult ei ole nii drastilisi meetmeid vaja kasutusele võtta, sest Microsofti pilveteenuse arendamisel on turvalisusele palju rõhku pandud. Nii vastab Office 365 paljudele USA ja globaalsetele standarditele alates ISO 27001-st. Ilma liialdamata võib öelda, et väiksed ja keskmised ettevõtted ei suuda reeglina tagada samal tasemel turvalisust oma andmetele, kui seda teeb Office 365 koos kõikide oma lisafunktsioonidega. Tasub ka teada, et Office 365 side on krüpteeritud, mis tähendab, et ligipääs on ainult nendel, kel on õige parool ja korrektsed õigused (neid saab ettevõtte administraator kasutajatele jagada).

Üks oluline aspekt pilveteenuste turvalisusest rääkides on teenusepakkuja – kes ta on, kellele kuulub, kus asub jne. Microsofti puhul on kõikidele küsimustele konkreetsed vastused olemas ja tänu sellele teab iga kasutaja, kes vastutab probleemide tekkimisel ja kelle poole pöörduma peab.

 

Haldamine
Kuna Microsoft pakub täisteenust, siis ei pea enam muretsema serverite haldamise ega turvaparanduste pärast. Lisaks on serveri tarkvara alati kõige uuem ning kliendid ei pea midagi uuenduste eest eraldi maksma – kui tuleb välja Office’i või serveri uus versioon, ei küsita kliendi käest lisatasu, vaid ta saab kohe parima tehnoloogia endistel tingimustel enda kasutusse. Ettevõtte IT osakonna jaoks tähendab see vähem tööd ja muret, kasutajate jaoks parimaid tööriistu ja suuremat jõudlust. Siiski oleks vale väita, et pärast Office 365 kasutuselevõttu võib IT töötajad pikendatud puhkusele saata – endiselt on tarvis
luua kasutajakontosid, jagada kasutajatele õigusi vastavalt nende positsioonidele ja vajadustele, hallata
tellimusi ning muuta neid teenuse sätteid, millega tavakasutajad ise hakkama ei saa.
office_2013_LogoTasumine
Kui traditsioonilise Office’i puhul tuli maksta litsentsitasu vastavalt organisatsiooni tüübile, kasutajate hulgale ja veel väga paljudele keerulistele detailidele, siis Office 365 puhul on tasumine tehtud sama lihtsaks kui teenuse kasutamine – kliendid maksavad lihtsalt kuutasu sõltuvalt paketist.
Väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete
tarbeks on kolm lepingutüüpi: Business, Business Essentials ja Business Premium.

 

 

 

Nende lepingute kuutasude hinnad algavad 3,8 eurost ja lõppevad 9,6 euroga. Suurettevõtetele pakub Microsoft samuti

kolme paketti (ProPlus, E1 ja E3). Hinnad jäävad vahemikku 6,1 kuni 18,2 eurot ning sõltuvad teenuste hulgast.
Lisaks on olemas paketid haridusasutustele
ja valitsusasutustele.
Kokku on Office 365 jaoks 15 lepingutüüpi  mille hulgast sobivaim valida. Kui jääte lepingutüüpide valimisel hätta või soovite erinevaid võimalusi objektiivsete spetsialistidega arutada, siis võtke kindlasti meiega ühendust.

 

Tasuvus
Kuna organisatsioonid on väga erinevad ja Office 365 lepingutüüpe on rohkem kui üks, on ühest tasuvusmudelit keeruline välja tuua. Küll aga on võimalik vaadata, millised kulud jäävad pärast uuele Office’ile üleminekut igavesse unustusehõlma: kõikide töötajate dokumentide arhiveerimine oma serverisse; kõikide töötajate dokumentide arhiveerimine kolmanda osapoole pilveteenusesse; oma serveri riist- ja tarkvara soetamine; oma serveri haldamine; serveriruumi elektri- ja jahutuskulud; viirusetõrje, tulemüür ja muu turvatarkvara; tarkvaralitsentside haldamine; tarkvaralitsentside mitte vastavusest tulenevad riskid ettevõttele.
Lisaks otsestele kuludele võib arvestada ka kaudsete kulude vähenemisega– töötajad saavad efektiivsemalt väljaspool kontorit töötada, IT osakond saab tegeleda strateegiliselt oluliste tööülesannetega, sest kasutatakse standardiseeritud platvormi.

 

Kuidas üle minna?
Atea on Eestis Office 365 pilveteenusele viinud juba üle 30 asutuse ning siiamaani on kõik kliendid uue Office’iga rahule jäänud. Tehniliselt sõltub üleminek Office 365-le seni kasutusel olnud rakendustest ning ettevõtte (muutunud) vajadustest. Kui seni on kasutatud Exchange serverit ja SharePointi, siis on migreerimine lihtne – lihtsustatult öeldes kopeeritakse andmed ja sätted ühest serverist teise ning pärast lühiajalist viivitust on kasutajate töö taastatud. Postkastide puhul on printsiip sama – seni ettevõtte maapealses serveris olnud postkastid kopeeritakse Microsofti pilve, vastavalt vajadusele muudetakse sätteid ning töö võibki jätkuda. Kui klient soovib Office 365-le üle minna ainult osaliselt (jätkates esialgu enda Exchange serveri kasutamist), siis selleks luuakse kahe serveri hübriid. Hübriidi eelis on, et kasutajaid saab migreerida järk-järgult ja nende jaoks märkamatult – katkestusi ei toimu ja töö ei peatu. Kui aga seni on kasutusel olnud Microsoftiga konkureeriv süsteem, siis on üleminek Office 365-le samuti lihtne ja valutu. Kuidas täpselt Office 365-le üle minna ning mida silmas pidada, sõltub kliendi soovidest, vajadustest ja eesmärkidest.

Soovitan kõigil pöörduda minu poole ja võimalusi arutada. Luban, et leiame ühiselt parima ja kiire lahenduse.

 

Lisainfo :

Madis Nuut

Tel:+372 679 0359

Madis.Nuut@atea.ee


Mine tagasi